Não raras vezes, financeiros de empresas ficam indecisos sobre a contratação de um serviço de cobrança terceirizada. Muito dessa indecisão se dá por conta do mercado que em um passado foi bastante criticado (e com razão) devido a empresas que não realizavam um bom serviço de cobrança, desrespeitando clientes inadimplentes e até mesmo dando calote nas empresas contratantes. Hoje em dia, uma empresa não dura um mês no mercado agindo assim. Pode-se dizer que isso acabou. Então o que mais tem causado essa indecisão em contratar uma empresa de cobrança? O medo do que não é conhecido, sem dúvida, é o grande vilão que dificulta essa tomada de decisão.

Isso só, não deveria ser um problema. Ter medo de contratar uma empresa de cobrança e demorar para contratar o serviço não é problema. O grande problema é quem não contrata por medo ou por algum outro motivo que não conseguimos listar aqui. Quanto mais tempo você demora, mais tempo você concede ao seu cliente inadimplente financiando a operação dele. Sim, é isso mesmo! Você financia a operação dele. Pior será se você não contratar uma empresa de cobrança. Imagine não cobrar seu cliente inadimplente e simplesmente reconhecer como perdas aqueles recursos que você investiu tempo e dinheiro para vender a ele? Olhe para o impacto disso em seu caixa, em seu resultado mensal e anual! Claro que você mesmo pode fazer essa cobrança, mas tenha em mente duas coisas, seu contas a receber existe para receber a entrada de seus dividendos oriundos da sua operação e depois, ele é especialista em cobrança? Será que realizando essa tarefa internamente você simplesmente consumirá tempo do seu time que deveria estar pensando no seu negócio e ou se expondo a riscos oriundos de um processo de cobrança que podem ser inclusive àqueles medos que você contempla antes de contratar um especialista em cobrança?

De acordo com nossa experiência aqui na VERSUO, listamos alguns dos principais medos que ouvimos de potenciais clientes dentro do nosso processo de prospecção e fechamento de contratos. Obviamente existem vários outros, mas com menos incidência. Esses são os que temos ouvido com maior frequência.

Medo de perder o controle

Realmente esse é um dos grandes medos dos financeiros das empresas, antes de contratar uma empresa de cobrança. E por incrível que pareça, essa pode ser uma situação real e que quando se der conta, já está dentro do problema. Hoje em dia é muito fácil e simples, porém custoso, desenvolver uma integração entre seu ERP e o CRM da empresa de cobrança. Essa integração pode não só facilitar a vida do financeiro da empresa contratante no sentido de ver os casos em acordo, ver quando um acordo foi pago, quando um caso foi baixado; isso tudo dentro do seu ERP e inclusive enviar novos casos e bases de cobrança para a empresa contratada. No entanto, para que isso seja desenvolvido, é necessário mão de obra especializada, investimento de tempo e dinheiro. Então a demanda de cobrança tem que valer a pena o investimento.

Seja o volume grande ou pequeno, a realidade é que a maioria das empresas não partem para desenvolver esse tipo de integração entre ERP e CRM de cobrança e o medo da perda do controle é real e latente. No entanto, é simples manter algumas condutas que vão lhe dar controle sobre sua carteira sendo trabalhada por uma empresa de cobrança:

1-) Identificação do cliente:

Ao enviar uma base de cobrança, é muito importante informar ao seu parceiro em cobrança como você identifica seu cliente: por um código específico, somente pelo CNPJ ou alguma outra característica.

2-) Análise da base:

Quando você analisa seus números em relação à faturamento ou mesmo em relação à inadimplência, você faz alguma divisão por estado, por região, por canal de venda, etc? Então, além das análises de praxe de carteira de cobrança, você também vai precisar que seu parceiro lhe devolva as análises da carteira, de modo que você consiga alocá-las dentro das “caixas” corretas.

3-) Relatórios sobre a carteira:

Seu parceiro deve minimamente, lhe oferecer relatórios que lhe possibilite executar manutenções na base enviada como por exemplo:

• Relatório de acordos realizados;
• Relatório de acordos pagos;
• Relatório de acordos quitados;
• Relatório de casos baixados e seu motivos;
• Etc;

De posse desses e outros relatórios, quem contrata uma empresa de cobrança, precisa periodicamente acessar tais relatórios e identificar o que já foi quitado e baixado por exemplo, voltar para a base que você enviou e remover esses clientes de lá, liberando-os para novas compras de acordo com sua política de crédito.

Agindo assim, você nunca perderá o controle de sua base de cobrança enviada a um parceiro. É muito importante ter acesso ao CRM de cobrança do parceiro para baixar tais relatórios. Outros acompanhamentos podem e devem ser feitos em acordo com o que você precisa e o que o seu parceiro pode lhe oferecer. Tenha em mente que nem sempre você terá todas as informações dispostas do jeito que você gostaria, mas que com algumas alterações mínimas, já vão servir para seus controles e análises.

Medo de perder o cliente

Quem não tem medo de perder um cliente? Aqui temos um ponto muito sensível e delicado a depender de cada situação e da relação que a empresa vem tendo com o cliente. Imagina uma situação em que o cliente fez uma compra a prazo e não pagou algumas parcelas, mas continua fazendo novas compras a vista. Para muitos é simples: basta parar de vender para ele até que pague o atrasado! Mas se parar de vender a vista o faturamento cai! Mas se não fizer nada com o que está atrasado, nada vai acontecer não é mesmo? E então o que fazer nessa situação? E para piorar, imagine uma situação que além dessa colocada, o dono da empresa credora tem uma relação de cordialidade, de amizade com o dono da empresa devedora. Aí realmente a coisa ficou bem complicada.

Mas tem também aqueles casos que o devedor simplesmente não pagou uma compra parcelada do passado, está comprando a vista e não está nem aí com a dívida. Muitas vezes faz até exigências sobre o preço, sobre a entrega, etc. Imagine só com quantas empresas ele deve estar fazendo a mesma coisa. Esse é o tipo de cliente que mais se surpreende quando é cobrado. Chega a ser engraçado a surpresa dele quando é abordado pela primeira vez.

Porém, olhando para o credor, tem também aquele credor que tem medo de cobrar um cliente que simplesmente está devendo e não paga. As vezes não paga a meses, anos! Parece mentira, mas existem credores que fabricaram, embalaram, faturaram, pagaram impostos, entregaram a mercadoria e ainda tem medo de perder o cliente por cobrar o que lhe é devido. O mais interessante, é que essa situação é bem corriqueira.

Ainda com o olhar no credor, por conta do comportamento de seus clientes, credores tem medo de cobrar tais clientes devedores para não os importunar e assim estremecer a relação fazendo com que esse cliente não volte mais a comprar. Acredite, isso também é muito comum. É claro que é importante prezar por seu cliente, mas até onde vai essa consideração?

Outros podem ser os motivos pelos quais um credor não quer cobrar um cliente devedor, como por exemplo, não ter certeza se o cliente já pagou ou não, se o material foi entregue ou não, etc. Mas, diante de todos esses motivos pelos quais os credores podem ter medo de cobrar seus clientes devedores, uma empresa de cobrança séria e interessada em entender quais são esses medos por parte do cliente, vai apresentar e aplicar nessa carteira, a técnica correta e mais adequada para cada uma das situações. Independente de qual for o fundo do medo, é possível abordar um cliente devedor, fazer um acordo sustentável, receber os recursos e ainda receber um obrigado por ter ajudado a sanar tal dívida. Muitas vezes o cliente devedor só não havia sido cobrado ainda!

Medo de ser processado

Sim, credores não raras vezes, tem medo de serem processados por cobrarem seus clientes inadimplentes, ora é por conta da LGPD (que já desmistificamos aqui em um de nossos e-books), ora é com medo de fazer uma cobrança abusiva ao cliente e assim receber um processo oriundo da cobrança terceirizada. Porém, os motivos mais comuns pelos quais uma empresa pode receber um processo em decorrência da terceirização ou mesmo só de realizar a cobrança a um cliente inadimplente são:

• Cobrança indevida – tem técnicas infalíveis que vão mitigar e muito a possibilidade de receber um processo mesmo que a cobrança seja indevida;
• Exposição do cliente devedor – expor seu cliente em relação às dívidas dele com você a outras pessoas ou empresas que não são parte na questão e, portanto, temos que sempre falar com a pessoas certa antes de iniciar um diálogo relacionado à cobrança;
• Tratamento abusivo e desrespeitoso, cobrança de juros abusivos, problemas de qualidade do produto ou tão somente a vontade do cliente devedor em levar vantagem abrindo um processo qualquer só pra ver se ganha algum dinheiro em cima de você e da empresa de cobrança;

Pode parecer desanimador, mas em nossa experiência aqui na VERSUO o índice de processos x a quantidade de clientes que temos é zero. Mesmo em caso de cobrança indevida, onde o cliente já tenha pagado suas dívidas e você ainda continua cobrando por erro de conciliação de contas por exemplo, temos como realizar o acionamento desse cliente, entender a situação e te devolver as informações necessárias para que você baixe essa cobrança no seu financeiro e não venha a receber um processo por essa cobrança indevida.

Poderíamos ser levianos aqui e dizer que isso nunca vai acontecer, mas o fato é que pode sim, mas se você tiver um bom parceiro em cobrança, essa possibilidade é bem menor com uma tendência de zero casos. Esse é um medo real, plausível, mas de baixíssima incidência. Então ainda sim, recomendamos “correr esse risco” mediante o prejuízo que você já vem tendo por não ter recebido dos clientes inadimplentes.

Medo do alto custo

Primeiramente, precisa ficar muito claro que lucro você não terá contratando uma empresa de cobrança. Lembre-se sempre que esse parceiro, é imprescindível em seu processo de contas a receber e é ele quem vai diminuir o impacto que o seu caixa sofre com o volume de clientes que não te pagam em dia. Em outra análise, é ele quem vai injetar dinheiro no seu caixa oriundo daqueles casos de clientes que não te pagam a bastante tempo. Mas nunca lucro!

Isso posto, já vimos situações de potenciais clientes, que além de pagar uma taxa prévia para a empresa de cobrança, o contratante tinha que manter a exclusividade sem poder contratar um segundo parceiro e ainda pagava outra taxa no êxito da cobrança. Esse seria o melhor dos mundos para as empresas de cobrança (mas só para elas) e com certeza o pior dos para as empresas contratantes.

Atualmente, os modelos contratuais podem variar de acordo com o que for melhor para ambas as partes e assim um contrato deve ser. Mas é muito importante que um contrato de prestação de serviço de cobrança, seja sempre fechado contemplando que a remuneração da empresa de cobrança seja sempre no êxito ou seja, se houverem valores recuperados, paga-se uma taxa sobre esse valor a título de remuneração por êxito. Esse sem sombra de dúvidas é o parâmetro mais importante para quem está com medo do alto custo com esse tipo de serviço. Mesmo com os altos custos oriundos do processo de cobrança e esse é um risco do negócio para a empresa de cobrança, geralmente esse parâmetro contratual de ser remunerada somente no êxito, é bem recebido e difundido no mercado.

Outros parâmetros, podem e devem ser estudados antes de fechar um contrato com uma empresa de cobrança. Dentro da ideia de remunerar a empresa de cobrança somente no êxito, ainda podem ser colocados patamares escalonando a taxa de êxito. Esses patamares podem ser descritos por exemplo, pensando em um escalonamento da taxa de êxito de acordo com a idade dos títulos recuperados (quanto mais novo o título mais baixo a taxa e do contrário também, quanto mais velho o título, maior a taxa). Ainda pode ser pensado em escalonar a taxa de acordo com valor recuperado (quanto maior o valor recuperado, menor a taxa e quanto maior o valor recuperado, menor a taxa). Veja quantas possibilidades para mitigar um susto que você possa ter com a terceirização de sua cobrança.

Então o custo, é algo a ser levado em conta sim, mas não deve ser um empecilho para contratação de uma empresa de cobrança. Pense por exemplo se você fosse contratar um time de especialistas em cobrança aí na sua empresa? Com certeza o custo seria muito maior.

Partindo da necessidade real, olhando para seu índice de inadimplência, para o volume e valor do montante, independente da idade dos títulos, é muito importante que você procure por empresas sólidas, especializadas e que tenham conexão com o tipo de prestação de serviço que você precisa.

Agora que a necessidade está clara, ela deve ser sobreposta ou estar na frente diante de medos ou receios que você possa ter. Acredite, entendemos e inclusive concordamos com alguns desses pontos que podem estar fazendo com que você não tome a decisão de terceirizar sua cobrança. Convidamos você, a juntar-se a nós e discutir tais pontos e com franqueza, dirimi-los. E se mesmo assim, você ainda não estiver tranquilo e certo dessa tomada de decisão, você estará muito mais preparado para tomá-la mais a frente.

É assim que aqui na VERSUO fazemos as coisas. Antes de fechar um contrato ou sair apresentando o que é ou o que a VERSUO pode fazer, procuramos entender como você vende, como é sua relação com seu cliente e baseado nisso, lhe oferecemos o modelo contratual mais adequado e o serviço de cobrança mais personalizado possível.

Já recuperamos mais de R$41 milhões, são mais de 150 clientes ativos em 8 anos de operação, mas com quase 30 anos de experiência no segmento de cobrança. Aliando a tecnologia com o acionamento humano, a VERSUO tem se destacado por apresentar e executar projetos de cobrança para empresas de pequeno, médio e grande porte do cenário nacional. Tais projetos são desenvolvidos de maneira personalizada a atender as necessidades do cliente, seja no tipo de argumentação ou até mesmo nas técnicas de negociação aplicadas com o cliente devedor.